Nach mittlerweile einem Jahr Corona-Pandemie gehören Videokonferenzen auch in der Bearbeitung von Vergabeverfahren und Planungswettbewerben zum alltäglichen Werkzeug. In einer Mini-Serie beleuchtet hpm Henkel Projektmanagement die technischen und rechtlichen Aspekte der digitalen Tools, teilt Erfahrungen und gibt Praxistipps.
Videomeetings gegen den Lockdown
Vor ziemlich genau einem Jahr, am 22. März 2020, erließen Bund und Länder erstmals strenge Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen, um die Ausbreitung des COVID-19-Virus in Deutschland einzudämmen. Der erste sogenannte Lockdown und zunehmende Quarantänefälle ließen diverse Projekte im Bereich Projektentwicklung und Vergabeberatung ins Stocken geraten. Um die negativen Auswirkungen zu reduzieren und die Beschaffungen wieder voranzutreiben, kamen auch im Bereich der Vergaben vermehrt Videokonferenzen zum Einsatz.
Vergaberecht: Geheimhaltung, Vertraulichkeit und Datenschutz
Zunächst wollen wir auf vergaberechtliche Aspekte bei öffentlichen Vergaben eingehen. Die Durchführung von Verhandlungen und Bieterpräsentationen unterliegt keinen besonderen Formvorschriften oder Regelungen im Vergaberecht. Daher liegt es nahe, diese Verfahrensschritte als Videokonferenzen durchzuführen, um aufgrund der Corona-Pandemie auf eine Vor-Ort-Präsenz zu verzichten. Aufgrund fehlender Regelungen und fehlender aktueller Rechtsprechung zum Thema kann der Einsatz von Videokonferenzen als vergaberechtliche Grauzone betrachtet werden.
Gleichwohl sind auch bei digitalen Verfahrensschritten die Vergabegrundsätze und die damit verbundenen rechtlichen Anforderungen zu beachten. Dazu gehören die Geheimhaltung zum Schutze des Wettbewerbs und die Vertraulichkeit zum Schutze von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie das Datenschutzrecht, die entsprechend zu wahren sind. Für die Teilnahme an Videokonferenzen aus dem Büro oder Homeoffice sind daher folgende praktische Hinweise ratsam:
- Die Videokonferenz sollte in einem geschlossenen Raum ohne Zutritt für unbefugte Dritte stattfinden.
- Die Verwendung eines Headsets ist empfehlenswert und verhindert, dass Gesprächsinhalte außerhalb des Raumes wahrgenommen werden können. Zudem sollte die Sicherstellung der Vertraulichkeit und Geheimhaltung von Seiten des Bieters bestätigt werden.
- Bei Freigabe der Bildschirminhalte ist sicherzustellen, dass nur Inhalte sichtbar sind, die für alle sichtbar sein dürfen.
- Um sicherzustellen, dass sich nur berechtigte Teilnehmer zur Videokonferenz zuschalten, kann der Zugang kennwortgeschützt und/oder ein „Warteraum“ für Externe genutzt werden.
- Aufgrund fortlaufender Chatverläufe bei Videokonferenzterminen ist es notwendig, je Bieter einen separaten Termin zu erstellen
Bei technischen bzw. unvorhergesehenen Problemen während der Bieterpräsentation und den Verhandlungen ist es empfehlenswert, einen Ermessensspielraum einzuräumen und die Sachlage bzw. die Folgen im Verhältnis zur aktuellen Situation angemessen zu beurteilen. Dabei ist es wichtig, die Gleichbehandlung und die Transparenz im Verfahren immer zu beachten und einen zeitlichen Puffer für Unvorhergesehenes in der Tagesordnung zu berücksichtigen.
Zoom, Webex, Teams & Co.: technische Voraussetzungen
Um eine Videokonferenz durchzuführen bzw. daran teilzunehmen, gibt es zunächst einige Anforderungen an die Hardware-Ausstattung. An die Rechenleistung des verwendeten Computers stellen Videomeetings prinzipiell keine erhöhten Ansprüche, auch ältere Geräte sind problemlos geeignet. Der Einsatz von Laptops, Tablets oder Smartphones bietet den Vorteil, dass diese Geräte in der Regel bereits über eine eingebaute Kamera sowie Mikrofon und Lautsprecher verfügen. Für Desktop-PCs dagegen müssen diese Komponenten mitunter zusätzlich angeschafft werden. In diesem Fall ist es empfehlenswert, sich mit Aufnahmequalität und Erfassungswinkel von Webcams und Mikrofonen auseinanderzusetzen, um ggf. auch mehrere Personen mit Abstand vor einem Gerät platzieren zu können. Als Alternative zum Computeraudio bieten viele Dienste inzwischen die Möglichkeit, auch per Telefoneinwahl an der Konferenz teilzunehmen.
Nahezu unumgänglich ist zudem eine gute Internetanbindung: Je nach Qualität der Videobilder, Anzahl der Teilnehmer, Umfang der parallelen Internetnutzung und anderer Parameter sind im Homeoffice mindestens 16 Mbit/s Downstream empfehlenswert, Unternehmen und Verwaltungen benötigen oft deutlich mehr. Als Software steht Ihnen eine Vielzahl moderner Tools zur Auswahl. Große mediale Beachtung und einen entsprechend verbreiteten Einsatz fanden im vergangenen Jahr zum Beispiel Zoom, GoToMeeting, Cisco Webex, Microsoft Teams oder Skype, Jitsi sowie BigBlueButton. Doch nicht jedes Tool eignet sich für jedes Einsatzszenario. Bei der Auswahl ist eingehend zu prüfen, welche Anforderungen bestehen und welches Tool diese auch wirklich erfüllt. Achten Sie je nach Bedarf zum Beispiel auf folgende Kriterien:
- Maximal mögliche Teilnehmer-Anzahl, maximale Meeting-Dauer und inkludierter Speicherplatz
- Handhabung und Benutzerfreundlichkeit (Usability)
- Audio- und Videoqualität
- Server-Umgebung: on Premise, Hybrid oder Cloud
- Kompatibilität mit und Integration in verschiedene Systeme
- Funktion des Aufteilens in Gruppenräume (sog. Breakout-Rooms)
- erweiterte Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit, zum Beispiel per Chat, Bildschirmfreigabe, Live-Umfragen, Teilen von Dateien, Whiteboard oder Echtzeit-Dokumentenbearbeitung
- Datenschutz, Datensicherheit, Datenverschlüsselung
- Option der Meeting-Aufzeichnung
- Möglichkeit der telefonischen Einwahl
- individuelle Branding-Möglichkeiten
- virtuelle Hintergründe
- Live-Transkription und Live-Übersetzung
- Kunden-Support
Videokonferenzen: Die richtige Vorbereitung
Um eine Videokonferenz erfolgreich durchzuführen, lohnt es sich, die Technik und Umgebung gut vorzubereiten. Dafür möchten wir einige bewährte Praxistipps mit Ihnen teilen. Sorgen Sie zunächst für eine stabile Internetverbindung, um Bild- oder Tonunterbrechungen während der Videokonferenz zu vermeiden. Dazu empfiehlt sich vor allem, parallele Internetdienste wie Cloud-Clients, Video- und Musikstreams zu pausieren sowie zu viele parallele Meetings am gleichen Internetanschluss koordiniert zu vermeiden. Auch kann es helfen, den Computer über das weniger störanfällige Netzwerkkabel statt über ein WLAN zu verbinden.
Befassen Sie sich im Vorfeld mit der Technik und dem eingesetzten Tool. Die hpm bietet Ihren Kunden sowie deren Meeting-Teilnehmern auf Wunsch Testtermine, um unser Videokonferenzsystem bei Bedarf kennenzulernen, Probleme im Vorfeld zu lösen und die wichtigsten Funktionen zu erläutern. Prüfen Sie zudem Ihre Audio- und Videogeräte. Positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe und achten Sie auf den Bildausschnitt: Kopfansatz und Schultern sollten zu sehen sein. Eine professionelle Alternative für Besprechungsräume stellt eine Kamera mit Autotracking dar. Diese ermöglicht das automatische Heranzoomen an den aktiven Redner ohne die Verwendung einer Fernbedienung oder der Kameravoreinstellungen.
Ihr Mikrofon sollten Sie so positionieren, dass Sie gut und deutlich zu hören sind. Wenn Sie kein externes Mikrofon nutzen, ist die richtige Position vorm Smartphone oder Desktop-Computer entscheidend: Sitzen Sie zu weit weg, sind Sie für andere Teilnehmer schlecht zu hören, sitzen Sie zu nah dran, können andere Teilnehmer jeden Atemzug hören. Sprechen Sie laut und deutlich. Bei einer größeren Teilnehmeranzahl empfiehlt sich die Nutzung von Raummikrofonen und -lautsprechern. Schließlich sollten Sie für eine professionelle Atmosphäre sorgen. Nutzen Sie einen ruhigen Raum und vermeiden Sie, dass andere Personen diesen in der Zeit des Meetings betreten. Schalten Sie weitere im Raum befindliche Geräte lautlos und verzichten auf Nebenaktivitäten wie z.B. tippen. Nutzen Sie die Stummschaltung Ihres Mikrofons, um Nebengeräusche und Echos zu vermeiden.
Techniktipp: Ein Echo entsteht, wenn das Mikrofon Töne der Konferenz aus den Lautsprechern aufnimmt und folglich wieder und wieder ausgibt. Für geschlossene Systeme und kurze Entfernungen wie Lautsprecher und Mikrofon an ein und demselben Laptop können Algorithmen diesen Fehler gut herausrechnen. Nutzen Sie jedoch entkoppelte Lautsprecher oder gar mehrere Teilnehmergeräte in einem Raum, dann achten Sie darauf, dass jeweils nur ein Aufnahme- und Ausgabegerät aktiv sind und schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
Die hpm bietet ihren Kunden die professionelle Organisation und Umsetzung von Telefon- und Videokonferenzen in hoher Qualität u. a. für die Durchführung von Verhandlungsgesprächen und Bieterpräsentationen im Rahmen von Vergabeverfahren. Bereits in der Vergangenheit hat unser Team umfangreiche Erfahrungen in der Nutzung digitaler Konferenztools erworben. Diese Erfahrungen, erprobte Praxistipps sowie Empfehlungen für Tools und Abläufe wollen wir in weiteren Teilen dieser Blog-Serie mit Ihnen teilen.